Überblick
Dieser Schritt schlägt die operative Brücke zwischen der inhaltlichen Finalisierung und der Abstimmung. Das Moderationsteam sammelt die fertigen Vorschläge ein, tippt sie ab, bringt sie in einheitliche Form und überträgt sie sowohl in die Präsentation als auch in die Online-Umfrage. Klingt einfach, erfordert aber hohe Konzentration und gute Koordination – Fehler wirken sich direkt auf die Abstimmung aus.
Agenda
Endgültige Vorschläge einsammeln [5 Minuten]
- Sammle die finalisierten Vorschläge vom Kohärenzteam ein
Vorschläge in einem Dokument erfassen [30 Minuten]
- Vorschläge abtippen und in einem gemeinsamen Dokument sammeln
- Hat das Kohärenzteam die Vorschläge in Themen gruppiert, richtet sich die Reihenfolge der Präsentation nach diesen Themen
- Der Zeitaufwand für diesen Schritt richtet sich nach der Anzahl der zu erfassenden Vorschläge
Vorschläge in Präsentation und Umfrage einfügen [20 Minuten]
- Kopiere die Vorschläge, füge sie nacheinander in die Präsentation ein und passe die Formatierung an
- Kopiere die Vorschläge und füge sie nacheinander in die Umfrage-App ein:
- Die Umfrage kann mit Platzhaltervorschlägen (z. B. „Vorschlag 1“) vorbereitet werden – im nächsten Schritt folgen dann die tatsächlichen Antwortoptionen
- Ersetze den Platzhaltertext durch den Vorschlagstext und achte darauf, dass die Reihenfolge in Präsentation und Umfrage übereinstimmt
Durchführung
Das ist Teamarbeit unter Zeitdruck. Teile die Arbeit klar auf: Schreibkräfte tippen die Vorschläge ab. Kopierende übertragen sie in Präsentation und Umfrage. Die Hauptmoderator*innen behalten den Überblick und prüfen die Ergebnisse.
Wichtige Hinweise:
- Stelle sicher, dass die Reihenfolge der Vorschläge in Präsentation und Umfrage exakt übereinstimmt
- Bereite die Umfrage mit Platzhaltern vor, um Zeit zu sparen
- Prüfe im Vorfeld den gesamten Ablauf der Umfrage – nichts ist frustrierender als technische Probleme während der Abstimmung
- Vergewissere dich, dass euer Zugang zur Umfrage-App alle erforderlichen Funktionen enthält
Rollen
- Hauptmoderator*innen: Leiten die Session und koordinieren die Arbeit
- Schreibkräfte: Tippen alle Vorschläge ab
- Kopierende: Kopieren alle Vorschläge und fügen sie in die Umfrage-App und die Präsentation ein
Online-Anpassung
Dieser Schritt funktioniert online besser als in Präsenz. Der größte Vorteil: Die Vorschläge liegen bereits digital vor und müssen nicht von handgeschriebenen Haftnotizen abgetippt werden. Die Vorschläge fließen direkt aus den kollaborativen Dokumenten in die Umfrage-App und die Präsentation.
Das spart nicht nur erheblich Zeit, sondern reduziert auch Übertragungsfehler. Trotzdem: Prüfe die Konsistenz zwischen Dokument, Präsentation und Umfrage sorgfältig.
Ohne Ausgangsentwurf
Funktioniert identisch. Die Anzahl der Vorschläge kann bei einem Prozess ohne Ausgangsentwurf größer sein, was mehr Zeit für das Abtippen und Einfügen erfordert. Plane entsprechend.
Fallstudie: WMS24
Hier wurde es knapp – wir hatten den Zeitaufwand für diesen Schritt unterschätzt. Die Themengruppen-Moderator*innen halfen beim Abtippen der Vorschläge, die auf großen Haftnotizen festgehalten waren.
Jeden einzelnen Vorschlag in die Online-Umfrage zu kopieren, war mühsam und erforderte viel Konzentration, um Fehler zu vermeiden.
Lektion: Prüfe vorab, ob euer Zugang zur Umfrage alle nötigen Funktionen bietet. Gehe den gesamten Prozess vorher einmal durch.