Vorbereitung

Was Du brauchst, um den Prozess (in deiner Version) vorzubereiten und durchzuführen.

Prozessdesign

Es gibt ein paar einfache Grundregeln:

  • Nimm dir ausreichend Zeit für die Anpassung des Prozesses. Wie viel, hängt von der Komplexität der Veranstaltung, dem Ziel und von den Bedürfnissen der Beteiligten ab.
  • Sprich mit allen Beteiligten. So stellst du sicher, dass der Prozess zu ihren Bedürfnissen passt, und lernst ihre Organisationskultur kennen.
  • Gehe schrittweise vor: Entwickle den Prozess in mehreren Entwürfen und hole nach jedem Entwurf Feedback ein, das du einarbeitest.

Aufteilung der Teilnehmenden

Damit eng und zielgerichtet zusammengearbeitet werden kann, arbeiten die Teilnehmenden in kleineren Gruppen an bestimmten Themen. Diese Themen legst du vorab fest und berücksichtigst dabei die Perspektiven aller Teilnehmenden und Stakeholder.

Im Idealfall ergeben sich die Themen aus dem Entwurf, über den die Teilnehmenden beraten. Die Arbeit an den Vorschlägen folgt dann der inhaltlichen Struktur des Entwurfs.

Gute Themen und Themengruppen erkennst du an diesen Kriterien:

  • Abdeckung: Decken die Themen den gesamten Ausgangsentwurf ab?
  • Unabhängigkeit: Lassen sich die Themen unabhängig voneinander diskutieren?
  • Gruppengröße und -zusammensetzung: Sind die Gruppen ungefähr gleich groß und vielfältig genug zusammengesetzt? Wurden die Teilnehmenden nach ihren Interessen eingeteilt?

Präsentation des Ausgangsentwurfs

Den strategischen oder Governance-Entwurf, über den die Teilnehmenden beraten, präsentierst du so, dass er leicht zu verstehen ist und sich leicht kommentieren lässt. Auch dafür sind die Themen ein guter Ausgangspunkt: Du kannst den Entwurf in thematische Blöcke aufteilen und in leicht verdaulichen Häppchen zeigen, z. B. auf großen Postern, auf denen die Teilnehmenden ihr Feedback auf Haftnotizen hinterlassen.

Moderation

Im Prozess arbeiten zwei Moderationsteams mit unterschiedlichen Aufgaben:

Hauptmoderationsteam

  • kleines Team aus 2–5 Personen
  • verantwortlich für den Gesamtprozess
  • moderiert das Plenum („Master of Ceremonies“)
  • koordiniert und unterstützt das unterstützende Moderationsteam
  • hält Kontakt zu den Stakeholdern

Unterstützendes Moderationsteam

  • erfahrene Moderator*innen, idealerweise von außerhalb der Organisation und des Movements
  • ein*e Moderator*in pro Gruppe, damit sich über den Prozess hinweg Beziehung und Vertrauen aufbauen können
  • arbeiten in ihren Gruppen eigenverantwortlich: Sie dürfen Entscheidungen treffen und den Prozess bei Bedarf anpassen
  • sorgen vor allem für gleichberechtigte Beteiligung, unterstützen die Gruppen beim produktiven Arbeiten und halten sie bei der Sache
  • brauchen dafür Unterstützung durch das Hauptmoderationsteam, zum Beispiel:
    • Briefing 1–2 Wochen vorher (ca. 2 Stunden)
    • Handbuch für Moderator*innen
    • ausführlichere Einweisung am ersten Tag (ca. 1,5 Stunden)
    • regelmäßige kurze Treffen, idealerweise nach jeder Session
    • Tagesabschluss mit Rückblick und Vorschau auf den nächsten Tag
    • Gruppenchat (z. B. auf Signal oder Telegram), in dem sie um Hilfe bitten können, ob technisch, materiell, zum Ablauf oder zum Inhalt. Mitglieder des Chats: Hauptmoderationsteam, unterstützendes Moderationsteam, Technik-Support und Schlüsselpersonen, mit denen man sich abstimmen muss (wenn genug Vertrauen besteht)

Infrastruktur

  • Kommunikation und Zusammenarbeit für Moderator*innen:
    • gemeinsames Agenda-Dokument (z. B. in SessionLab)
    • Gruppenchat (z. B. auf Signal oder Telegram)
    • Präsentation, die durch den Prozess führt
    • Laptops für alle Moderator*innen, um in ihrem Gruppenraum zu präsentieren
  • Plenarsaal mit:
    • Hauptbühne
    • großem Bildschirm für die Leitpräsentation
    • Präsentation (mit Notizen für die Moderation)
    • Sitzplätzen für alle Teilnehmenden
    • Pinnwänden für den Ausgangsentwurf und die Vorschläge, die im Prozess entstehen
  • Gruppenräume für die Arbeitsgruppen mit:
    • Projektor oder Bildschirm für die Leitpräsentation
    • Präsentation (mit Notizen für die Moderator*innen)
    • Adaptern für die Laptops der Moderator*innen
    • Pinnwänden und Templates
    • Haftnotizen und Filzstiften
  • bei Bedarf: Übersetzung und Untertitelung
  • Online-Umfrage für die Schlussabstimmung

Fallstudie: WMS24

Das Infrastruktur- und Supportteam des WMS24 war eine große Hilfe. Einige Räume waren mit Wordly ausgestattet, einer Software für Echtzeitübersetzung. So konnten sich die Teilnehmenden in den Gruppenräumen besser verstehen und in ihrer eigenen Sprache sprechen. Das technische Support-Team war jederzeit erreichbar und löste alle Probleme. Es kümmerte sich außerdem um die Ton- und Bildtechnik im Plenarsaal.

Zusätzlich hatten wir einen Gruppenchat mit dem Support-Team. So konnten Moderator*innen es direkt ansprechen und um Unterstützung bitten.

Dokumentation

Je nach Bedarf der Teilnehmenden und Stakeholder musst du den Prozess während und nach der Veranstaltung dokumentieren. Mit diesen Schritten entwickelst du ein passendes Dokumentationssystem:

  1. Kläre, ob und welche Dokumentation gebraucht wird, für wen sie ist und wie sie weitergegeben wird (z. B. als Bericht oder auf einer Website).
  2. Lege fest, welche Informationen du wie sammelst (z. B. Videoaufnahmen, Notizen, Fotos der Ergebnisse).
  3. Plane die Ressourcen: Personal, digitale oder physische Infrastruktur, Raum und Zeit.
  4. Behalte die Dokumentation während der Veranstaltung im Blick, z. B. durch kurze Abfragen in Teammeetings oder Gruppenchats.

Logistik

Die Logistik einer Veranstaltung behandelt diese Toolbox nicht im Detail. Sie macht aber einen großen Unterschied für die Atmosphäre: Wenn sich die Teilnehmenden wohlfühlen, arbeiten sie besser mit. Denke deshalb sorgfältig über Veranstaltungsort, Verpflegung, Unterkunft, Anreise und Ähnliches nach.