Überblick
Dieser Schritt findet hinter den Kulissen statt: Das Moderationsteam bereitet die Abstimmungsergebnisse für die Präsentation auf. Den Hauptteil der Arbeit erledigst du vorab: ein durchdachtes Spreadsheet mit Formeln und Formatierungen. Am Veranstaltungstag selbst geht es nur noch darum, die Rohdaten schnell und zuverlässig einzufügen und die Ergebnisse grafisch darzustellen.
Dieser Schritt ist zeitkritisch und potenziell nervenaufreibend. Gute Vorbereitung und ein kühler Kopf sind entscheidend.
Agenda
Vorbereitung vor der Veranstaltung [2 Stunden]
- Spreadsheet erstellen mit folgenden Funktionen:
- Umwandlung der Daten von einem vertikalen in ein horizontales Format
- Berechnung von Prozentsätzen auf Basis aller Stimmen sowie nur der Ja/Nein-Stimmen (d. h. ohne Enthaltungen)
- Prozentsätze fest mit dem jeweiligen Vorschlag verknüpft halten (auch nach dem Sortieren)
- Sortierung der Vorschläge von höchster bis niedrigster Zustimmung auf einem separaten Sheet mit einer entsprechenden Beschreibung
- Farbcodierung der Vorschläge nach dem Grad der Unterstützung
- Teste alle Schritte im Vorhinein mit Dummy-Daten, um zu prüfen, ob alles funktioniert
Am Veranstaltungstag [20 Minuten]
- Daten aus der Umfrage-App herunterladen [5 Minuten]
- Daten kopieren und in das vorbereitete Spreadsheet einfügen [5 Minuten]
- Sheet mit den Zustimmungswerten als teilbare PDF-Datei exportieren [5 Minuten]
- Screenshots der wichtigsten Aspekte machen und in die Prozess-Präsentation integrieren [5 Minuten]
Durchführung
- Vorher testen, testen, testen: Gehe den gesamten Ablauf mit Dummy-Daten durch – von Download über Einfügen bis Export. Jeder Handgriff muss sitzen
- Stabile Internetverbindung sicherstellen: Wenn alle Teilnehmenden gleichzeitig über ihre mobilen Geräte abstimmen, kann das WLAN an seine Grenzen stoßen. Plane einen Backup-Standort mit besserem Netz ein
- Konzentration schaffen: Die Person, die die Daten verarbeitet, sollte keine andere Aufgabe haben. Im Idealfall ist es die Person, die das Spreadsheet erstellt hat
- Auf Emotionen einstellen: Diese Phase kann bei allen Beteiligten starke Emotionen auslösen. Stimme dich im Vorfeld mit relevanten Stakeholdern zum Thema Datenanalyse und -präsentation ab, um Missverständnisse vor Ort zu vermeiden
- Vier-Augen-Prinzip: Lass die Ergebnisse von einer zweiten Person überprüfen, bevor sie präsentiert werden
Rollen
- Hauptmoderator*innen: Koordinieren die Session und stellen sicher, dass der Zeitplan eingehalten wird. Sie sind die Schnittstelle zwischen der Datenaufbereitung und der Bühne
- Tabellenkalkulations-Profi: Lädt die Daten herunter und fügt sie in das Spreadsheet ein. Im Idealfall die Person, die das Spreadsheet erstellt hat. Wichtig: keine andere Aufgabe zu diesem Zeitpunkt, um sich konzentrieren zu können
Online-Anpassung
Dieser Schritt ist online sogar besser als in Präsenz:
- Daten sind bereits digital: Kein Medienbruch zwischen Umfrage-App und Spreadsheet
- Automatisierte Verarbeitung: Spreadsheets können direkt mit der Umfrage-App verknüpft werden, um die Daten automatisch zu übernehmen
- Echtzeit-Dashboards: Tools wie Google Sheets ermöglichen es, Ergebnisse in Echtzeit zu visualisieren und sofort zu teilen
- Kein WLAN-Problem: Jede*r nutzt die eigene Internetverbindung
- Kollaborative Bearbeitung: Mehrere Teammitglieder können gleichzeitig am Spreadsheet arbeiten
Ohne Ausgangsentwurf
Der Prozess der Aufbereitung der Ergebnisse ist im Wesentlichen identisch, unabhängig davon, ob die Vorschläge auf einem bestehenden Entwurf basieren oder von den Teilnehmenden selbst entwickelt wurden. Beachte jedoch:
- Bei einem Prozess ohne Ausgangsentwurf kann es mehr Vorschläge geben, die zudem inhaltlich vielfältiger ausfallen. Plane entsprechend mehr Platz im Spreadsheet und ggf. mehr Zeit ein
- Die Kategorisierung und Sortierung der Vorschläge kann komplexer sein, wenn sie nicht auf einer gemeinsamen Struktur basieren
- Überlege, ob zusätzliche Gruppierungen oder Cluster-Darstellungen sinnvoll sind
Fallstudie: WMS24
Sorgt für eine gute Internetverbindung! Bei uns stimmten alle Teilnehmenden über ihr Smartphone ab – das brachte das WLAN an seine Grenzen. Unser Abstimmungsleiter musste in einen anderen Gebäudeteil ausweichen.
Lektion: Diese Phase ist aufregend, aber auch nervenaufreibend – bei allen Beteiligten kann sie starke Emotionen auslösen. Stimmt euch deshalb vorab mit den relevanten Stakeholdern ab, wie ihr die Daten analysiert und präsentiert.