Rollenbeschreibung
Der organisatorische Host ist die Organisation oder das Team, das den Deliberationsprozess initiiert und ermöglicht. Diese Rolle umfasst die strategische Verantwortung für das Gesamtprojekt – von der Definition des Ziels über die Bereitstellung der Ressourcen bis zur Weiterverarbeitung der Ergebnisse.
Der organisatorische Host arbeitet eng mit dem Hauptmoderationsteam zusammen, überlässt aber die Prozessgestaltung und -moderation den Moderator*innen. Wichtig ist, dass der Host dem Moderationsteam genügend Vertrauen und Spielraum gibt, um den Prozess professionell durchzuführen.
Verantwortlichkeiten im Detail
- Strategische Rahmung: Ziel und gewünschte Ergebnisse des Prozesses mit dem Moderationsteam vereinbaren
- Stakeholder-Einbindung: Wichtige Stakeholder frühzeitig einbinden und deren Unterstützung sicherstellen
- Logistik: Veranstaltungsort, Räume (Plenarsaal und Gruppenräume), technische Infrastruktur, Verpflegung und Unterkunft organisieren
- Technische Infrastruktur: AV-Technik, WLAN, Übersetzung/Untertitelung, Umfrage-Tools bereitstellen
- Dokumentation: Dokumentationsbedarf ermitteln und passende Ressourcen organisieren (Reporter*innen, Protokollant*innen, Fotograf*innen)
- Kommunikation: Teilnehmende im Vorfeld informieren, Erwartungen managen
- Ergebnis-Verantwortung: Sicherstellen, dass die Ergebnisse des Prozesses weiterverarbeitet und umgesetzt werden
- Unterstützungsstrukturen: Helpdesk, Ruheraum, technischen Support bereitstellen
Vorbereitung – Checkliste
- Klares Ziel und gewünschte Ergebnisse mit dem Moderationsteam vereinbaren
- Budget und Ressourcen bereitstellen
- Veranstaltungsort mit ausreichend Räumen buchen (Plenarsaal + Gruppenräume)
- Technische Infrastruktur planen (AV, WLAN, Übersetzung)
- Teilnehmende einladen und über den Prozess informieren
- Wichtige Stakeholder frühzeitig einbinden
- Logistik-Team aufstellen
- Dokumentationsplan erstellen
- Helpdesk und Ruheraum einplanen
- Begrüßungsrede vorbereiten
- Plan für die Weiterverarbeitung der Ergebnisse erstellen
- Führungsperson für die Abschlussrede gewinnen
Relevante Schritte
- Schritt 1 – Eröffnungszeremonie: Begrüßungsrede durch Veranstalter*in und/oder Führungsperson; Kontext herstellen
- Schritt 14 – Abschluss und Vorschau: Nächste Schritte erklären; Führungsperson hält Abschlussrede; Sicherstellen, dass die Teilnehmenden wissen, wie es weitergeht
- Schritt 15 – Reflektieren und lernen: Nachbesprechungen organisieren; Feedback-Formular an Teilnehmende senden; Ergebnisse analysieren und der Community zur Verfügung stellen
- Übergreifend: Logistik während der gesamten Veranstaltung sicherstellen; technischen Support bereitstellen; auf Bedürfnisse der Teilnehmenden reagieren