Überblick
Reflexion ist kein optionales Extra – sie gehört fest zum Prozess. In diesem Schritt sammelst du systematisch Feedback von Teilnehmenden und Stakeholdern, führst Nachbesprechungen mit allen relevanten Teams und ziehst Lehren, die in zukünftige Prozesse einfließen. Die Erkenntnisse, die du hier gewinnst, sind Gold wert – für dich, für dein Team und für alle, die ähnliche Prozesse in Zukunft durchführen.
Dieser Schritt erstreckt sich über mehrere Stunden und Tage nach der Veranstaltung. Beginne so früh wie möglich, solange die Eindrücke noch frisch sind.
Agenda
Feedback-Formular erstellen und verteilen [1 Stunde]
- Erstelle ein Feedback-Formular und teile es mit den Teilnehmenden, um ihre Anmerkungen zu erfassen
- Erinnere sie mehrfach daran, es auszufüllen – die Rücklaufquote steigt mit jeder Erinnerung
- Stelle offene und geschlossene Fragen, um sowohl quantitative als auch qualitative Daten zu erhalten
Nachbesprechung mit allen relevanten Teams [2 Stunden]
Führe unmittelbar nach der Veranstaltung Nachbesprechungen mit allen relevanten Teams durch:
- Moderationsteam: Wie hat der Prozess funktioniert? Was würden wir anders machen?
- Programm-Team: Wie hat die inhaltliche Gestaltung funktioniert?
- Logistik-Team: Was hat logistisch gut geklappt, was nicht?
- Tech-Team: Wie hat die Technik funktioniert? Gab es Ausfälle oder Probleme?
Nachbesprechung mit Stakeholdern [1 Stunde]
- Führe Debriefs mit den wichtigsten Stakeholdern durch, wenn es die Zeit erlaubt
- Erfasse deren Perspektive auf den Prozess und die Ergebnisse
Analyse der Teilnehmenden-Antworten [4 Stunden]
- Analyse und Diskussion der Antworten aus dem Feedback-Formular
- Identifiziere Muster und wiederkehrende Themen
- Erstelle einen zusammenfassenden Bericht
Durchführung
- Zeitnah beginnen: Führe die erste Nachbesprechung idealerweise am Tag nach der Veranstaltung durch, solange die Eindrücke noch frisch sind
- Sichere Räume schaffen: Die Debriefs sollten in einer Atmosphäre stattfinden, in der alle offen und ehrlich reflektieren können – auch über Dinge, die nicht gut gelaufen sind
- Strukturiert vorgehen: Nutze einen klaren Rahmen für die Debriefs, z. B. „Was hat gut funktioniert? Was würden wir anders machen? Was haben wir gelernt?“
- Dokumentieren: Halte alle Erkenntnisse schriftlich fest. Was nicht dokumentiert wird, geht verloren
- Wertschätzung zeigen: Bedanke dich bei allen Teams und Teilnehmenden für ihre Beiträge – auch die Reflexionsphase ist ein gemeinsamer Prozess
- Ergebnisse teilen: Teile die zusammengefassten Erkenntnisse mit der Community und relevanten Stakeholdern – Transparenz fördert Vertrauen
Rollen
- Moderator*innen: Führen die Beteiligten durch den Reflexionsprozess. Sie stellen die richtigen Fragen und schaffen einen sicheren Raum für ehrliches Feedback
- Protokollant*in: Erfasst die Reflexionen und fasst die Erkenntnisse zusammen. Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend für den Wert dieses Schritts
- Umfrage-Spezialist*in: Entwirft und erstellt das Feedback-Formular für die Teilnehmenden, analysiert die Daten und präsentiert die Ergebnisse
Online-Anpassung
Dieser Schritt ist voll online-adaptierbar – in vielen Aspekten sogar besser digital:
- Feedback-Formulare sind originär digital: Online-Umfrage-Tools sind das natürliche Medium für Teilnehmenden-Feedback
- Debriefs per Videokonferenz: Nachbesprechungen funktionieren gut als Video-Calls – sie ersparen Reisen und können flexibler terminiert werden
- Analyse profitiert von digitalen Daten: Wenn alle Daten bereits digital vorliegen, ist die Analyse effizienter und kann mit Visualisierungstools aufbereitet werden
- Dokumentation wird leichter: Geteilte Dokumente ermöglichen es, Erkenntnisse kollaborativ zu erfassen und zu strukturieren
- Asynchrone Ergänzung: Ergänze synchrone Debriefs mit asynchronen Reflexionsfragen, die die Teammitglieder in ihrem eigenen Tempo beantworten können
Ohne Ausgangsentwurf
Der Reflexionsprozess ist unabhängig davon, ob mit oder ohne Ausgangsentwurf gearbeitet wurde:
- Bei einem Prozess ohne Ausgangsentwurf lohnt sich besonders die Frage: Wie gut hat es funktioniert, Ideen ganz ohne Ausgangspunkt zu entwickeln?
- Frage die Teilnehmenden konkret, wie sie den offenen, kreativen Prozess erlebt haben
- Dokumentiere, welche Methoden besonders gut funktioniert haben, um in einem offenen Prozess Struktur zu schaffen
- Die Erkenntnisse aus einem Prozess ohne Ausgangsentwurf sind besonders wertvoll für zukünftige ähnliche Formate
Fallstudie: WMS24
Am Tag nach dem Summit hielten wir eine Nachbesprechung mit dem Programm- und Logistik-Team ab. Dabei reflektierten wir unsere eigenen Erfahrungen und gaben uns gegenseitig Feedback, solange die Eindrücke noch frisch waren. Das half uns, wichtige Erkenntnisse herauszuarbeiten. Zusätzlich führte jedes Team eine eigene interne Nachbesprechung durch.
Die Antworten der Teilnehmenden aus dem Feedback-Formular analysierte anschließend ein Berater. Der Bericht wurde dem gesamten Wikimedia-Movement zur Verfügung gestellt.